Workshops
Workshops voor Product Owners & key users
Als bruggebouwer tusser Business en IT borgde ik met workshops en specifieke opleidingen een optimale samenwerking met Business Owners, proces- en data-eigenaren, Product Owners en key users. Centraal hierin stond het “Quality in, quality out” principe, om maximale kwaliteit te bereiken van de businessinput gedurende de analyse & ontwerp iteraties en gefaseerde implementatiesDit resulteerde in stabielere requirements, consistentere use cases, sneller goedgekeurde user stories, minder functionele impediments, hogere sprint-throughput, betrouwbaardere testspecificaties en succesvollere systeemacceptaties.
- voorbeelden van op maat gemaakte workshops bij een opdrachtgever -
Roadmap workshops
- Van productvisie naar roadmap -
Deze workshops hielpen o.a. Product Owners en Key-Users om hun visie op het software product professioneel tot uiting te brengen en verder te ondersteunen met softwareproduct strategieen. Vervolgens werden deze productvisie en strategieen omgezet naar concrete bedrijfsdoelen en hanteerbare KPI's. In de roadmap werden de gekozen wegen gepresenteerd waarop deze doelen en KPI's gerealiseerd konden worden. Onder mijn begeleiding stonder hierom de volgende deliverables centraal: de initiële businessbehoeften productvisie & strategie, roadmap met Program- & product incrementen.
Stakeholders workshops
- Van Roadmap naar participatie -
Deze workshops waren nodig om zowel de externe als interne belanghebbenden beter te betrekken en laten participeren in de proces- en IT verbetertrajecten die bedrijfsbreed ophanden waren en uiteen waren gezet in de roadmap. Het doel was om te zorgen dat belangen, verwachtingen en invloed van stakeholders in balans kwamen met de businessdoelen en KPI's van deze optimalisatieprojecten. Met name de externe stakeholders hadden laten weten op de hoogte gehouden te willen worden van de wijze waarop suboptimale KPI's werden verbeterd. Ik heb vanuit de Business informatie analyse de PO’s en Key-Users ondersteund en begeleid om een KPI-gedreven stakeholderanalyse uit te voeren. De deliverables van deze workshops vormden een stevige basis voor de overleggen, mailcommunicatie en indivuduele samenwerking met de stakeholders en intern werden deze analyses gebruikt bij de proces- & probleemanalyses, solution designs, oplossingsonderzoeken, requirementsanalyses, proces KPI-analyses, oplevering van verbeteringen (sprint demo's) en acceptatietesten.
Improvement workshops
- Van werkprocessen naar verbeterpunten -
Kernvraag, wat moet er precies verbeterd te worden en waarom? Om deze vraag te kunnen beantwoorden moest er systematisch gekeken worden naar de inefficiencies in de werkprocessen en softwaresystemen en wat de impact hiervan was op het werk. Deze informatie over verspillingen (Waste) werd conform LEAN (value Stream mapping) vervolgens afgepeld tot root-causes, om uiteindelijk consesus te bereiken omtrent de scope en inhoud van de te realiseren proces- & systeemverbeteringen (business needs). Om deze doelen te bereiken werden de huidge werkwijzen (Current state/asi-is) in kaart gebracht met BPMN proces analyses van o.a. businesprocessen, end to end processcenario's, elementaire werkprocessen en uiteenlopende werkwijzen.
Waardecreatie workshops
- Van oorzaak naar oplossing -
In deze workshop is samen met de business Professionals het solution design tot stand gekomen (nieuwe workflows) en is de business impact hiervan onderzocht. Onder mijn begeleiding zijn we begonnen met de verbeterpunten en business needs verder uit te werken tot concrete business requirements, die vervolgens zijn vastgelegd in Business Usecases. die volledig uitgewerkt het nieuwe workkflows design op conceptueel niveau vormden. Om deze nieuwe workflows met systeem functionaliteit te ondersteunen zijn high level functionele doelen (systeem features/capabilities) vast gesteld. Het uitgewerkte workflowdesign vormde samen met deze high level systeemfeatures het conceptueel oplossingsontwerp dat iteratief in deze workshops tot stand is gekomen. Als laatste is in deze workshops de business impact van het conceptueel oplossingsontwerp onderzoch op waardecreatie. De waardecreatie is uitgedrukt in zowel kwalitatieve KPI's, zoals betere samenwerking tussen interne stakeholders en betere informatievoorziening naar clienten, als in meetbare kwantitatieve KPI's zoals efficiency winsten door het verkorten van procesdoorlooptijden. Voor de betrouwbaarheid van deze data was hoge kwaliteit input van de business professionals onmisbaar. De workshops zijn verder gebruikt om draagvlak bij de workshop deelnemers te creeren voor de nieuwe werkwijze die procesmatige was uigewerkt in processtappen en die werd ondersteund met nieuwe systeemfunctionaliteit, die op high level was beschreven.
Backlog refinement workshops
- Van Business requirements naar usecases en userstories -
Voorafgaand aan deze workshops heb ik de Product Owner en enkele stakeholders begeleid en ondersteund bij de Backlog opbouw op basis van de roadmap en het oplossingsontwerp. Het betrof hier ook de know-how om epics te kunnen identificeren en prioriteren o.a. met behulp van storymappings. Product Owners en Key-users leerden hoe ze backlogitems direct kunnen koppelen aan businessdoelen en KPI-metrics en resultaten. En hoe Jira-items en confluence pagina's samen 1 geheel konden vormen.
Parallel aan deze voorbereidende sessies zijn de backlog refinement sessies georganiseerd en begeleid door mij voor het uitwerken van de reeds geprioriteerde epics in enerzijds procesmatige deliverables (processcenario's, processtappen en werkinstructies) en anderzijds Systeem deliverables (systeem usecases, usecase scenario's en werkinstructies). Zowel het proces als de daaraan ondersteunende systeem functionaliteit werden op deze wijze samen in deze workshops verder uitgewerkt en gevalideerd en weer geoptimaliseerd. De door de business gevalideerde systeem usecases werden door mij gebruikt om userstories te identificeren en uit te werken tot aan de acceptatiecriteria en definition of Ready (for the sprint). Aanvullend hierop zijn op basis van de usecases en userstories initiele testscenario's en werkinstructies gemaakt en overgedragen aan resp. het testteam en het business implementatieteam.
KPI workshops
- Van Business doelen naar resultaatmeting -
Deze Workshop richt zich op het vertalen van businessdoelen en backlogitems naar concrete, meetbare succesindicatoren. Deelnemers leren hoe KPI’s worden afgeleid, gestructureerd, gemeten en geëvalueerd om productontwikkeling en procesverbeteringen aantoonbaar te maken. De resultaten leveren direct bruikbare meetplannen, KPI-sets en dashboards op, waarmee zowel business- als IT-teams gericht kunnen bijsturen.
